Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Подготовка приказа включает:
- Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
- Подготовка проекта приказа
- Согласование проекта со специалистами
- Подписание приказа руководителем
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).
Приказ включает такие реквизиты, как:
- Наименование вида документа – ПРИКАЗ
- Дата (датой приказа является дата его подписания)
- Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
- Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
- Текст
Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:
- «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
- «что сделать» (указывают конкретную работу)
- «в какие сроки»
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
- Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
- Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
- Отметка об исполнителе
Образец приказа:
| «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:
Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88 |
Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.
Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
- Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
- Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
Образец указания:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80 |
Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.
Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
- Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
- Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»
Проект приказа готовится в тех случаях, когда предлагаемые в этом документе управленческие решения затрагивают несколько подразделений и требуют согласования с компетентными должностными лицами.
Из статьи вы узнаете:
Когда требуется составить проект приказа
По своей сути приказ, который издается за подписью руководителя организации, является правовым актом, регулирующим основную деятельность предприятия, вопросы его документационного, материально-технического обеспечения, социальной политики и пр.
С помощью приказов осуществляется трансляция управленческих решений и обеспечивается оперативность их выполнения.
Любой приказ, прежде, чем он будет направлен на подпись руководителю, проходит стадию предварительной подготовки и оформления в виде проекта приказа . При этом такой проект может быть подготовлен либо по распоряжению руководства, либо в порядке собственной инициативы специалистами, курирующими какую-либо отрасль производственной, организационной, финансовой или социальной деятельности организации.
Обратите внимание: Ответственность за содержание проектов приказов , подготовленных специалистами подразделения, несет его руководитель, за соответствие оформления документов требованиям стандартов - служба делопроизводства.
Подготовка проектов приказов осуществляется когда необходимо решить какую-либо производственную, административную, организационную задачу, в целях обеспечения непрерывности и эффективности деятельности хозяйствующего субъекта. Назначение и тематика этого вида распорядительных документов самые разные, но на любом предприятии есть перечень типовых проектов приказов, которые, например, касаются личного состава;
- приема нового сотрудника на работу;
- предоставления отпуска работнику;
- вынесения дисциплинарных взысканий и поощрений;
- привлечения к работе сверхурочно, в выходные или праздничные дни.
Проект создания приказа также должен быть подготовлен когда, например, требуется:
- установить или распределить полномочия и обязанности должностных лиц предприятия;
- ввести в действие новый бизнес - или технологический процесс;
- утвердить внутренний нормативный документ, инструкцию или порядок, регламентирующие деятельность компании;
- провести оценочные кадровые мероприятия (аттестацию) или уценку условий труда (спецоценку рабочих мест), хозяйственную операцию (инвентаризацию).
Как правило, для сопровождения типовых управленческих решений (прием на работу, отпуск, увольнение, утверждение документов и пр.) проекты приказов не составляются. В таких случаях сразу заполняются уже готовые формы. В нетипичных случаях, когда управленческие решения, транслируемые приказом , затрагивают деятельность нескольких структурных подразделений, изначально составляется его проект, который затем проходит обязательную стадию согласования.
Как оформить проект приказа
Форма проекта приказа, хоть и предполагает дальнейшее внесение изменений и дополнений, но должна изначально оформляться с учетом тех требований, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обратите внимание! Проект приказа не имеет характер распоряжения, обязательного к исполнению. В ходе подготовки и обсуждения в него в рабочем порядке вносятся исправления и дополнения. В виде приказа он может быть оформлен только после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами.
При этом существует разница в оформлении проекта приказа и окончательного варианта документа. Так, нет необходимости использовать при оформлении проекта бланк организации или указывать некоторые реквизиты, отсутствие которых может сделать сам приказ недействительным. Но структура проекта должна соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к форме приказа.
Документ должен иметь заголовок к тексту, отражающий суть составляемого приказа . Заголовок состоит из наименования документа - «Проект приказа» и смысловой части, которая начинается с предлогов «Об», «О» и формулируется с использованием отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет:
- Об утверждении штатного расписания;
- О приеме на работу;
- О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов.
При составлении проекта приказа нужно учесть, что как и сам приказ, он содержит две взаимосвязанные части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части дается обоснование составлению и изданию приказа. Она может содержать ссылки на документы, послужившие основанием для составления проекта приказа, а также содержать факты и события, их оценку.
В начале распорядительной части ставится слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», ниже которого располагается перечень мер и управленческих распоряжений с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. Если поручение вменяется в обязанность исполнителю на постоянной основе, срок исполнения не указывается.
Проект приказа образец представлен ниже.
Как происходит согласование проекта приказа
Обычная управленческая деятельность с использованием типовых форм приказов, как правило, согласования не требует. Но в некоторых случаях основные тезисы и распоряжения, предлагаемые проектом приказа, необходимо бывает обсудить с руководителями других подразделений и получить их одобрение в виде согласующей подписи.
По сути, согласование проекта документа - это оценка его содержания экспертами - руководителя соответствующих служб и компетентными должностными лицами. В ходе обсуждения проекта они вправе высказывать свои замечания, которые должны учесть составители документа.
После того, как ответственным исполнителем подготовлен проект приказа, он должен определить состав согласующих и сроки, в которые должен быть согласован документ. После того, как они выскажут замечания, соответствующие корректировки, предложенные рецензентами, вносятся в текст проекта.
Если проект приказа был подготовлен в соответствии с резолюцией руководителя предприятия, в его согласовании участвуют те должностные лица, которые были указаны в резолюции. Те проекты приказов , которые специалисты готовят в порядке собственной инициативы, должны быть согласованы с руководителями тех подразделений, которые задействованы в тексте приказа. Это необходимо, чтобы они подтвердили возможность реализации предлагаемых проектом распоряжений.
Как правило, в согласовании проекта приказа принимают участие:
- Автор - специалист, который проект приказа подготовил;
- Руководитель структурного подразделения предприятия, ответственного за подготовку документа;
- Руководящее должностное лицо, курирующее работу данного структурного подразделения - заместитель директора;
- Руководители других заинтересованных структурных подразделений и служб.
В зависимости от содержания проекта приказа, в согласовании могут участвовать:
- главный бухгалтер, отвечающий за финансовую реализацию предлагаемых управленческих решений;
- начальник кадровой службы, отвечающий за соблюдение трудового законодательства;
- начальник юридического отдела, контролирующий юридическую значимость документа и соответствие предлагаемых распоряжений нормам федерального и отраслевого законодательства;
- технический директор, главный инженер, начальник производства, ответственные за возможность технической и технологической реализации распоряжений;
- руководитель службы ДОУ, ответственный за соблюдение требований оформления документа.
Если количество должностных лиц, участвующих в согласовании проекта приказа велико, лист согласования может быть оформлен как приложение к документу:
Руководитель службы ДОУ или секретарь согласовывают проект приказа в последнюю очередь, после того, как проверят оформление документа, стилистику текста, орфографию и пунктуацию, наличие всех остальных согласующих виз. После того, как проект приказа согласован, он оформляется на бланке организации и передается на подпись ее руководителю.
Помощь: Составление и оформление распоряжений
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.
Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.
Например, областные, районные и городские исполнительные комитеты, администрации районов в городах, являясь по своему статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей деятельности решения. Совет Министров РБ (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения оперативных вопросов основной деятельности руководители указанных коллегиальных органов (соответственно председатели исполкомов, главы администраций в городах, Премьер-министр РБ) единолично издают распоряжения.
Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. В частности, Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» утверждены образцы гербовых бланков документов государственных органов, а постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 определен порядок изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ. Согласно этим нормативным правовым актам председателем облисполкома может быть издано распоряжение, в котором будут определены должностные лица, осуществляющие контроль за выполнением требований Указа Президента РБ и постановления Правительства РБ, установлен порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения соответствующих бланков в облисполкоме и т.п.
Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.
Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным вопросам в них следует осуществлять путем издания приказов, в т.ч. приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний.
Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).
Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного документа (приказа).
Распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.
Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.
Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:
Заголовок к тексту;
Подпись;
Регистрационный индекс.
Заголовок распоряжения формулируется по тем же правилам, что и заголовок приказа, например:
«Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности»;
«Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;
«Об утверждении структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома».
Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:
«В соответствии с указаниями…»;
«В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности…»;
«В целях выполнения плана выпуска продукции…».
Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:
«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;
«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».
Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.
Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»
ОБЯЗЫВАЮ:
Начальника отдела по архивам и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить предложения по структуре и штатной численности Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2006.
При оформлении распоряжений распорядительное слово допускается опускать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения указываются в дательном падеже.
Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:
1. Утвердить структуру и штатную численность комитетов и управлений Минского горисполкома.
2. Председателям комитетов подготовить и представить на утверждение штатные расписания до 15.06.2006.
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.
Отметка о наличии приложений к распоряжениям оформляется таким же образом, как и в приказах. Правила визирования и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.
Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.
Примеры оформления распоряжений приведены в приложениях 1, 2.
14.03.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие
Распоряжение директора - образец будет приведен в статье - документ, выражающий волеизъявление руководителя предприятия и обязывающий сотрудников выполнить те или иные действия. Обычно распоряжение директора оформляется в форме приказа. Подробнее об этом читайте далее.
Отличается ли распоряжение руководителя предприятия от приказа?
Юридически и приказ, и распоряжение относятся к формам нормативно-правовых актов. Хотя по правовой иерархии распоряжение несколько ниже приказа. При этом часто в утвержденных формах, например, Госкомстата можно встретить заголовок документа вида «Приказ (распоряжение)», что говорит о признании даже госорганами этих понятий практически синонимами.
Для организаций нет четного юридически зафиксированного разграничения понятий приказа и распоряжения. По этой причине некоторые воспринимают распоряжение директора как устное волеизъявление, а приказ — как письменное. Но есть и другая позиция. На некоторых предприятиях (и особенно это касается государственных структур) распоряжение и приказ условно различают по таким признакам:
Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора - образец.
Но все-таки разница этих двух понятий для обычных коммерческих организаций очень условна. Поэтому в дальнейшем в статье речь пойдет о приказе руководителя.
Как отличаются формы документа о распоряжении руководителя?
В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица. Они составляют:
- для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
- для большинства кадровых приказов — 75 лет.
Некоторые приказы можно хранить до момента исполнения поручения руководителя.
Требования к оформлению таких приказов отличаются. Распоряжения по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.
Подробнее о приказах по основной деятельности читайте .
Кадровые приказы приводят к появлению тех или иных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Это может быть начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие распоряжения генерального директора должны отвечать более строгим требованиям.
Для некоторых приказов ранее существовали установленные формы, утвержденные Росстатом. Но со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года право разрабатывать формы учетных документов принадлежит самой организации. Следует только, руководствуясь п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ, включать в бланк обязательные реквизиты.
Какие реквизиты содержит приказ (распоряжение) руководителя?
Форма приказа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Шапка документа обязательно должна содержать наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Остальные реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата;
- название, которое вкратце излагает суть документа;
- констатирующая часть может описать проблему, которая привела к необходимости издать приказ;
- обозначение начала распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
- текст поручения;
- стоимостная оценка хозяйственной операции в случае, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете предприятия (сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. п.);
- дата вступления в силу (в случае отсутствия этой даты документ вступает в силу в момент подписания) или крайний срок для исполнения поручения;
- лица, на которых возлагается контроль над исполнением приказа;
- подпись;
- места для подписи лиц, ознакомившихся с приказом.
Нумерация приказов может вестись как нарастающим итогом с начала деятельности предприятия, так и начинаться заново в каждом календарном году. Четких указаний в отношении порядковых номеров законодатели не дают.
Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.
Особенности оформления кадровых приказов
К кадровым приказам относятся распоряжения о приеме на работу, увольнении, отпуске, переводе, премировании и др. Оформление приказов по личному составу должно выполняться с соблюдением всех норм Трудового кодекса.
Большинство кадровых приказов оформляется на основании других документов. Например:
- приказ о приеме на работу или увольнении — на основании трудового договора и личного заявления физического лица;
- приказ об увольнении по причине перевода — на основании письменного запроса другого работодателя;
- приказ о премировании — на основании служебной записки руководителя подразделения, в котором работает сотрудник;
- приказ о дисциплинарном взыскании — на основании докладной записки.
Как уже было отмечено, кадровый приказ оформляется с соблюдением норм бухгалтерского учета. Это значит, что он в обязательном порядке должен содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:
- наименование формы;
- дата;
- наименование организации;
- содержание факта хоздеятельности;
- величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности;
- наименование должности ответственного лица;
- подписи.
Так как все эти реквизиты содержат и унифицированные формы, утвержденные ранее действовавшим постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, большинство предприятий продолжают их использовать.
В некоторых ситуациях директор издает приказ сам для себя. Так, например, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 № 5205-6-0 разъясняет, что после избрания единоличного исполнительного органа на основании заключенного трудового договора новый руководитель оформляет приказ о вступлении в должность сам на себя.
Пример
Формулировка приказа о вступлении в должность руководителя может быть следующей:
Приказ № 29
от 12.05.2017
О вступлении в должность генерального директора
На основании решения единственного участника ООО «Сенатор» от 12.05.2017 возлагаю полномочия генерального директора на себя.
Журнал регистрации приказов руководителя
Все оформленные распоряжения руководителя подлежат регистрации в журналах. Предпочтительно использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Кроме того, желательно разделить и журналы для приказов с разными сроками хранения.
Установленной на законодательном уровне формы журнала нет. Предприятие может самостоятельно разработать журнал, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется использовать такие графы:
- порядковый номер записи;
- название и реквизиты документа;
- краткое содержание документа;
- фамилия лица, ответственного за составление приказа.
Посмотрите образец оформления журнала в публикации .
Журнал может как оформляться в бумажном виде, так и заполняться в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, сам журнал прошивается и скрепляется сзади печатью организации и подписью ответственного лица.
Итоги
Чаще всего под распоряжением директора имеется в виду приказ. Форма приказа разрабатывается предприятием самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов, если документ отражает некий факт хозяйственной деятельности и является первичным учетным документом, подлежащим отражению в бухгалтерском учете.
К локальной управленческой документации относят распоряжения. Они действуют строго внутри одного предприятия или организации и распространены как в коммерческом секторе, так и в бюджетных учреждениях.
Нередко руководители отдают распоряжения в устной форме. Такое решение отрицательно сказывается на работе фирмы, так как наемные сотрудники могут просто проигнорировать указы начальства, не оформленные должным образом. Привлечь к дисциплинарному взысканию за это невозможно.
Кто может писать распоряжения?
Приказы могут издавать только руководители предприятия или иные лица, наделенные соответствующими полномочиями (например, представители, действующие по доверенности). Написание распоряжений находится также в компетенции глав структурных подразделений:
- Начальников филиалов.
- Руководителей отделов.
При этом распоряжение может распространяться только на сотрудников, находящихся в непосредственном подчинении у лица, издавшего соответствующий документ. Чаще всего дополнительного согласования с дирекцией предприятия не требуется. Правильно написанное распоряжение должно включать обоснование (например, указывают норму закона, в связи с которым возникла необходимость составить новый документ).
Как написать распоряжение?
Сейчас единого унифицированного стандарта в написании распоряжений не существует. Организации обладают полным правом составлять их в произвольном виде. Для упрощения документооборота внутри компании распоряжение оформляют с учетом определенных правил:
- Вписывают дату издания.
- Присваивают номер.
- Указывают наименование организации.
- Вносят обоснование издания.
- Указывают сотрудника, в отношении которого выходит документ (или целый отдел).
- Устанавливают задачи и сроки выполнения.
- Указывают сотрудника, ответственного за контроль выполнения распоряжения.
Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, например или , то их отмечают в тексте распоряжения отдельным пунктом.
Важно : документация должна быть в обязательном порядке подписана лицом, от имени которого она издалась. После написания необходимо внести соответствующую правку в журнале учета внутреннего документооборота компании.
Бланк распоряжения
В Интернете много готовых форм для внутренней документации. Например, есть , о приеме на работу или об увольнении. Естественно, получится найти и типовые бланки распоряжений. Для удобства мы такой бланк уже подготовили.
Образец распоряжения
При возникновении трудностей с заполнением бланка рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Естественно, всю информацию следует адаптировать к каждому конкретному случаю.
Чем распоряжение отличается от приказа?
Решения руководящего состава, оформленные в виде приказов и распоряжений, обладают некоторыми отличиями. Существуют неофициальные правила, при которых составляется тот или иной документ. Дифференциация заключается в:
- Сроке действия.
- Условиях прекращения.
- Визировании.
- Возможностях внесения изменений.
- Круге решаемых задач.
Распоряжения, как правило, издаются на более короткий срок. При этом их действие заканчивается с момента исполнения, приказ же обязателен к выполнению до отмены . Подписантом в составлении распоряжения может выступать руководитель подразделения или филиала. Изменения в документацию подобного плана не вносят, их чаще переиздают. При помощи распоряжения принято решать только оперативные задачи, например обязать начать вести или выполнить анализ реализации рекламной кампании.
Подводим итоги
Требования, предъявляемые к оформлению распоряжений и приказов, практически идентичны. При составлении необходимо придерживаться общих правил документооборота и делопроизводства.
На срок действия указа его принято подшивать в общую папку с другими распорядительными актами организации. После исполнения документ хранят в архиве предприятия.
